Resumen
El uso de los sistemas de información en las organizaciones ha aumentado con el paso del tiempo, ocasionando que la mayoría de los datos relacionados con la ejecución de los procesos de negocio sean registrados en bases de datos corporativas. A pesar del auge en la generación de información, existe la necesidad de analizar con mayor detalle lo ocurrido con los procesos de negocio en las organizaciones. Existe un área de investigación llamada “minería de procesos” mediante la cual es posible extraer conocimiento a partir del uso de los datos almacenados en logs de eventos de los sistemas de información organizacionales. En este trabajo se propone una serie de pasos que pueden servir como una guía útil para los responsables de gestionar procesos de negocio en una organización. Los pasos recomendados fueron desarrollados a través de un caso de estudio aplicado en un proceso de reserva de paquetes turísticos y se utilizó un log de eventos sintético.
Palabras clave: Gestión de procesos; minería de procesos; oportunidad de mejora; descubrimiento de procesos; análisis organizacional
Abstract
The use of information systems in organizations has increased over time, causing that most of the data related to the execution of business processes is recorded in corporate databases. Despite the rise in the generation of information, there is a need to further analyze what happens to the business processes in the organizations. There is a research field called process mining by which it is possible to extract knowledge from the data stored in event logs of the information systems. We propose a series of steps that can serve as a useful guide for those responsible for managing business processes in any organization. Recommended steps were developed through a case study applied in a process of booking tour packages using a synthetic event log.
Key words: Business process management; process mining; improvement opportunities; process discovery; organizational analysis
1. Introducción
La creación y el uso de los sistemas informáticos en el nivel, ha propiciado que estas herramientas computacionales se conviertan en un recurso indispensable dentro de cualquier organización. Por ejemplo, los sistemas ERP como SAP tienen la posibilidad de integrar la información relacionada con distintas áreas funcionales de las organizaciones, al registrar las transacciones llevadas a cabo. Por otro lado, los sistemas CRM se encargan de registrar la información producto de la interacción con los clientes y que sirven también para apoyar generación de estrategias de negocio.
Al igual de los sistemas ERP y CRM, existen otros sistemas de información que se pueden agrupar dentro de la categoría de Process-Aware Information Systems (PAIS) (Dumas et al., 2005). Los PAIS son un tipo de sistemas que permiten almacenar datos por medio de los “registros de eventos” (logs de eventos) de los procesos soportados.
Las organizaciones, en general, tratan día con día de revisar la manera cómo están operando y analizan la forma de mejorar sus procesos. Business Process Management (BPM) fue creada para apoyar a las organizaciones que deseen gestionar de una manera más eficiente sus procesos de negocio. Según Van der Aalst et al. (2003), la administración de procesos de negocio incluye métodos, técnicas y herramientas creadas para apoyar el diseño, la mejora, la gestión y el análisis de los procesos de negocio operacionales, porque un reto de las organizaciones hoy es poder aprovechar la información histórica guardada en los logs de eventos de los sistemas, con el objetivo de realizar mejoras a sus procesos.
La minería de procesos (process mining) ha surgido como una disciplina que apoya las organizaciones en pos de enfrentar el desafío de gestionar mejor sus procesos, permite realizar el descubrimiento de procesos, verificar conformidad de los mismos con respecto a un modelo ideal, y proponer mejoras para los procesos de negocio. Además, la minería de procesos se enfoca en extraer conocimiento a partir de la información almacenada en logs de eventos ubicados en los sistemas de información corporativos (Van der Aalst et al., 2007). Esta disciplina ha sido aplicada en varios ámbitos, por ejemplo, en el área de la salud (Rojas, 2016) y en el área de educación (Trcˇka et al., 2010), igualmente, se ha aprovechado en distintos tipos de sistemas, en sistemas legados de datos (Perez-Castillo et al., 2011), plataformas colaborativas como Sharepoint (Arias y Rojas, 2014) y sistemas para asignación de recursos a actividades en procesos de negocio (Arias et al., 2015).
En este trabajo se establecen una serie de pasos recomendados para que una organización, que desee revisar sus procesos de negocio, tenga una guía de los puntos principales considerados para este tipo de análisis, además de conocer las herramientas y técnicas disponibles para hacerlo. Se muestra, a través de un caso de estudio ficticio, el valor que se puede obtener al vincular la disciplina de la administración de procesos de negocio con las técnicas y herramientas de minería de procesos. A partir de los resultados obtenidos, producto de esta combinación, es posible generar oportunidades de mejora para las organizaciones.
En la segunda sección se muestra el marco teórico, el cual incorpora los conceptos relacionados con la administración de procesos de negocio (Business Process Management) y minería de procesos. La tercera sección expone las principales herramientas existentes para llevar a cabo el análisis por medio de minería de procesos. En la cuarta sección se definen algunos criterios relacionados con los aportes y los desafíos al relacionar BPM con minería de procesos. La quinta sección presenta los pasos, herramientas y técnicas utilizadas mientras la sexta sección detalla un caso de estudio donde se trabaja con un log de eventos sintético de un proceso de reserva de paquetes turísticos, al cual se le aplican distintas técnicas para realizar el descubrimiento del proceso como tal, así como un análisis organizacional a través de minería de procesos. Finalmente, la sétima sección cierra con las conclusiones.
Marco teórico
2.1. Administración de procesos de negocio
Los procesos de negocio consisten en un conjunto de actividades ejecutadas coordinadamente para completar un objetivo de negocio (Weske, 2007). Estas actividades se encuentran incorporadas en un marco organizacional y tecnológico que permite su efectiva y completa realización. La administración de estos procesos de negocio es crítica, ya que permite alcanzar la ejecución de los procesos productivos de la organización y brinda la posibilidad de identificar los recursos utilizados.
Weske (2007), en su libro Administración de los Procesos de Negocio, indica que para lograr una adecuada administración de los procesos se deben ejecutar una serie de pasos que componen un ciclo, los cuales incluyen conceptos, métodos y técnicas para soportar cada una de las etapas. Estas etapas corresponden al diseño, la administración, la configuración, la promulgación y el análisis, y se pueden ver en la Figura 1.
El ciclo de administración de los procesos de negocio es necesario para su correcta administración, ya que brinda, según Havey (2009), ventajas competitivas a la organización o al negocio, entre ellas las siguientes:
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formalizar procesos existentes e identificar mejoras puntuales necesarias;
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la adopción de la administración de los procesos de negocio fuerza a las organizaciones a pensar y formalizar su entendimiento de los procesos propios de negocio;
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facilitar el flujo automatizado y eficiente de procesos;
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aumenta la productividad y disminuye la cantidad de recursos, es decir permite realizar la misma cantidad de trabajo con un número menor de personas; y
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simplifica las regulaciones y los problemas de cumplimiento.
Para brindar apoyo a la administración de los procesos de negocio se han creado distintos estándares, que incluyen notaciones simbólicas para la definición de los procesos de negocio. Dentro de estos, los más importantes y utilizados por la industria son Business Process Management Notation (BPMN) en (White, 2004), Yet Another Workflow Language (YAWL) en (Ter Hofstede y Van der Aalst, 2005), Redes de Petri (Murata, 1989), Workflow Language (Fischer, 2003), entre otros.
2.2. Minería de procesos
La minería de procesos ha surgido como una disciplina que permite analizar e identificar posibles mejoras a los procesos en las organizaciones, por medio del uso de un grupo de técnicas y herramientas. Esta disciplina posibilita el descubrimiento y el monitoreo de procesos reales, así como proponer mejoras de acuerdo a los hallazgos encontrados. Esto se logra al extraer conocimiento a partir de la información almacenada en los registros o logs de eventos disponibles en los sistemas de información actuales (Van der Aalst, 2012). Se considera un evento como una actividad relacionada con un caso en particular (instancia de un proceso) (Van der Aalst, 2012). Típicamente, en los logs de eventos se puede almacenar información correspondiente con distintas actividades que conforman el proceso como tal. Por ejemplo, entre esta información se puede tener: un número de identificador del caso, el nombre de la actividad, el ejecutor, la fecha y la hora de inicio y de finalización de la actividad.
Es posible llevar a cabo tres tipos de minería de procesos. Al primero de ellos se le conoce como descubrimiento, técnica que toma un registro de eventos y produce un modelo sin usar ninguna información a priori. El segundo tipo es el análisis de conformidad, en donde se compara un modelo de proceso existente con un registro de eventos del mismo proceso; al hacer esto se puede verificar si la realidad, tal como está almacenada en el registro de eventos, es semejante al modelo y viceversa. Por último, el tercer tipo de minería es el mejoramiento, en donde se plantea extender o optimizar un modelo de proceso existente utilizando la información sobre el proceso real que reside en algún registro de eventos (Van der Aalst et al., 2012).
Como parte de las técnicas disponibles para realizar la minería de procesos, se cuenta con una serie de algoritmos para ejecutar los tres tipos de minería mencionados anteriormente. El algoritmo α (Alpha) (Van der Aalst et al., 2003), el algoritmo Heuristic miner (Weijters y Van der Aalst, 2003), el algoritmo Genetic (Van der Aalst, Medeiros y Weijters, 2005), o el Fuzzy Mining (Günther y Van der Aalst, 2007), son ejemplos de algoritmos que permiten realizar el descubrimiento de procesos.
Además, también existen otras técnicas enfocadas en realizar lo conocido como minería organizacional. Este tipo de minería ofrece cuatro técnicas para analizar las redes sociales que son las siguientes: handover of work, subcontracting, working together y doing similar task. Estas métricas permiten analizar, en distintos enfoques, la relación entre los ejecutores de actividades en un proceso, identificar patrones de iteración, evaluar el rol de los individuos en la organización, etc. (Van der Aalst, Reijers y Song, 2005), (Song y Van der Aalst, 2008).
Ante la necesidad de ir mejorando día con día la automatización de procesos de negocios, surge un desafío al que se enfrentan las organizaciones: el aumento en la cantidad de datos que se almacenan en los sistemas de información. Esta proliferación de datos ha dado origen al concepto de Big Data, el cual, definido por IDC (International Data Corporation), corresponde a una nueva generación de tecnologías y arquitecturas diseñadas para extraer valor a partir de una amplia variedad y grandes volúmenes de datos, lo cual permite la captura de alta velocidad, el descubrimiento o análisis (Gantz y Reinsel, 2011). El reto está en poder obtener provecho de toda esa información generada para diagnosticar problemas e identificar posibles áreas de mejora.
3. Herramientas
Un encargado de gestionar los procesos de negocio en una organización tiene herramientas para realizar un análisis a través de minería de proceso. Es importante mencionar que cada herramienta tiene sus funcionalidades específicas, por cual se debe considerar adecuadamente el objetivo final del análisis por realizar, para determinar la herramienta mejor en cada caso.
La herramienta comercial QPR Process Analyzer permite analizar procesos de negocio, incorporando dentro del análisis la arquitectura empresarial y la gestión del desempeño. QPR tiene la funcionalidad de integrar MS Excel con MS-SQL1.
Una herramienta que permite realizar el monitoreo y que tiene asociadas funciones de auditoria de procesos es CELONIS2, la cual facilita realizar un análisis de la información en diferentes niveles, con funcionalidades de inteligencia de negocios, estadísticas, manejo de los indicadores claves de desempeño, y la visualización de resultados a través de dashboards.
XESame es un programa creado con el objetivo de proveer la extracción de los datos de un log de eventos desde distintas fuentes, como las tablas en una base de datos o archivos de texto. La ventaja de XESame es que convierte un log de eventos en un formato llamado eXtensible Event Stream (XES), formato que es compatible con herramientas para hacer análisis de minería de procesos (Verbeek et al., 2011). XESame se encuentra incluido a partir de la versión 6.2 de la herramienta del tipo open source llamada ProM.
Sobre ProM nació como un framework para facilitar la labor de análisis mediante minería de procesos. Con el paso de los años, ProM ha evolucionado al ofrecer una arquitectura que permite incorporar nuevas funcionalidades a los algoritmos ya existentes, en forma de plug-ins y colaborar con avances relacionados con la extracción de logs de eventos de los sistemas de información (Van der Aalst et al., 2009). Estos desarrollos han mejorado la capacidad para realizar análisis de minería de procesos y es considerada como la mejor herramienta en este dominio, actualmente (Claes y Poels, 2013); la versión 6.5 es la más reciente.
Una quinta herramienta es la opción comercial DISCO3. DISCO ofrece una interfaz bastante amigable para el usuario y presenta funcionalidades para realizar filtros, obtener estadísticas e información relacionada con los casos y las variantes, así como visualizar resultados, lo que posibilita realizar un análisis de minería de procesos bastante completo. Además, se considera como una herramienta bastante fácil de usar. Para el desarrollo del caso de estudio de este estudio, se han seleccionado las herramientas DISCO y ProM (versión 5.2 y 6.5).
4. Aportes y desafíos del BPM y la minería de procesos
Usar la minería de procesos para analizar procesos se puede considerar como un instrumento importante que puede colaborar con las organizaciones, sobre todo al tomar en cuenta los constantes cambios en los negocios, los cuales repercuten en las operaciones y los procesos relacionados.
La administración de procesos de negocios permite la identificación de mejoras necesarias para optimizar los procesos existes en una organización. El enfoque de BPM se caracteriza usualmente por iniciar diseñando un proceso en un alto nivel. Una vez que se obtiene el modelo, se opta por pasar a tener la tecnología que permita manejar y controlar el proceso. Por medio de la tecnología, se determina la coordinación del trabajo que involucra a las personas y los recursos necesarios para llevar a cabo el proceso. Por otro lado, la minería de procesos no necesita tener un modelo de proceso definido a priori. Esta disciplina se basa en los datos históricos almacenados en los sistemas de información, a partir de los cuales se puede obtener el modelo del proceso que realmente se está ejecutando. Con este descubrimiento del modelo del proceso, es posible recopilar información relevante que permitirá plantear mejoras a los procesos actuales.
La minería de procesos es vista como el “enlace perdido” entre el enfoque tradicional de data mining y el modeldriven de BPM (Van der Aalst et al., 2012). Su mayor aporte podría obtenerse en etapas de diagnóstico y ejecución de procesos, mientras que la administración puede beneficiarse de este apoyo para rediseñar y ajustar los procesos.
A continuación, se resumen los principales factores de valor (Cuadro 1), y desafíos (Cuadro 2), que tienen estas dos áreas.
Realizar una apropiada combinación de estas dos disciplinas podría permitir una correcta y adecuada gestión de procesos de negocio, desde una perspectiva en el más alto nivel, como lo ofrece BPM, hasta un nivel más detallado, como el que brinda la minería de procesos.
5. Guía para gestionar procesos a través de process mining
En la presente investigación se establecen cuatro pasos principales en los cuales se utilizaron uso de dos herramientas y un total de siete técnicas de minería de procesos. La ejecución de estos pasos permite obtener resultados generadores de un aporte de valor para las personas encargadas de la administración de procesos de negocios en una organización, quienes desean analizar sus procesos en busca de oportunidades de mejora. En la Figura 2 se indican estos cuatro pasos recomendados para gestionar un proceso mediante la disciplina del process mining, los cuales son explicados con mayor detalle en el Cuadro 3. Los Cuadros 4 y 5 muestran una reseña y el aporte que puede proveer al negocio cada una las herramientas y técnicas utilizadas para ejecutar el caso de estudio de la sección VI.
6. Caso de estudio
Descripción del proceso
Para llevar a cabo el caso de estudio, se ha elegido un proceso que está relacionado con la reservación de paquetes turísticos. Este proceso se inicia con la solicitud de un cliente a una agencia de viajes con ciertos requerimientos, la cual es recibida por un encargado de operadores, quien se encarga de asignar cada solicitud a un operador. Al recibir una solicitud de una cotización de un cliente, el operador debe iniciar la búsqueda y preparación de la cotización; cuando la cotización está lista, se envía al cliente por parte del operador. El cliente la recibe, la revisa y responde si está satisfecho, en caso de estarlo, le confirma su interés al operador, quien entonces envía una factura proforma con la respectiva autorización para procesar el cobro por medio de una tarjeta de crédito y el cliente devolvuelve la documentación respectiva para realizar el pago. En caso de no poderse aplicar el pago correspondiente, se le comunica al cliente esta situación y se le solicitan nueva información de pago. Una vez que el pago se realiza, el operador confirma la reserva correspondiente y le envía la respuesta afirmativa al cliente. Puede ser que la cotización brindada no cumpla con las expectativas, por lo que el cliente puede solicitar una o más cotizaciones hasta que logre recibir una que satisfaga sus requerimientos o desista de continuar solicitando más información y no se concrete ninguna compra. En caso de no haber una cotización se le comunica al cliente que no se dispone de momento con un paquete de acuerdo con la solicitud planteada.
Como se mencionó, el proceso se inicia en el momento en que el cliente envía una solicitud de un paquete turístico a una agencia de viajes. Para finalizar, el proceso tendrá tres rutas posibles, a saber: se concreta la compra de un paquete turístico por parte del cliente, la agencia no tiene paquetes para ofrecer al cliente según los requerimientos solicitados o no se concreta la compra de un paquete ofrecido al cliente.
Dentro del proceso se establecen los siguientes roles de las personas involucradas en el mismo.
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Cliente: Es aquel que solicita la cotización de los servicios a la agencia de viajes.
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Agencia: Es la jefatura que recibe la solicitud por parte de un determinado cliente o grupo de clientes.
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Operador: Corresponde a una persona designada por la agencia quien es el encargado de brindar la atención al cliente.
Para efectos del caso de estudio, se asume que normalmente se procesan al menos 20 solicitudes al mes, las cuales terminan en compras completadas correctamente, abandono por parte del cliente, compra no concretada y la no disponibilidad de paquetes. Cada compra concretada se demora desde 1 hasta 5 días máximo. La ventana de tiempo de análisis de datos incluye información febrero del 2012 al mes de marzo del 2013.
En la Figura 3 se presenta el modelo BPMN para el proceso de reserva de paquetes turísticos recién descrito.
Análisis del proceso a través de las herramientas de minería de procesos
Se determinó utilizar dos herramientas de minería de procesos para realizar el análisis del proceso de reserva de paquetes turísticos. En primer lugar, se utiliza la herramienta DISCO para hacer un análisis general del proceso. Luego, se recurre a ProM para aplicar algunas de las técnicas de minería de procesos relacionadas con el descubrimiento y el análisis organizacional. A continuación, se muestra el detalle de los pasos ejecutados para el análisis del proceso.
Paso 1. Realizar la extracción de los datos desde una fuente de información (archivo de MS Excel).
La Figura 4 muestra un fragmento del log de eventos sintético utilizado. Este log de eventos posee algunos aspectos básicos:
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Identificador para cada caso, compuesto por uno o varios eventos.
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Nombre respectivo, un timestamp y un recurso ejecutor.
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Cada actividad o línea en el log con su información se refiere a un evento.
Paso 2. Realizar la importación y el análisis exploratorio de los datos
Por medio de esta herramienta es posible obtener información acerca del proceso, sus casos respectivos y las posibles variaciones que puede tener el proceso. La Figura 5 muestra el detalle del listado de variaciones, generado a partir del log de eventos de la figura 4. Se obtiene como resultado que el proceso tiene 10 tipos de casos, cada uno correspondiente a una variante distinta del proceso. Una variante de proceso se refiere a cada una de las distintas alternativas para ejecutar un proceso, donde se incluye un mayor o menor número de actividades, al partir de una actividad inicial hasta una actividad final.
Además del detalle de las variantes, se puede obtener un resumen de las características del log de eventos (Figura 6), en donde aparece información del número de eventos, número de casos, la cantidad de actividades, la mediana de duración de todos los casos, el promedio de todos los casos, la información de inicio del primer evento y la información del fin del último evento.
Con respecto a las actividades involucradas en el proceso, se puede obtener detalle de la información, como por ejemplo la frecuencia en la que se ejecuta cada una de ellas (Figura 7). Esto es significativo para identificar cuáles son las actividades que podrían ameritar un mayor análisis. Además, es posible identificar cuáles son las actividades de inicio o de fin del proceso en todos los casos. En el log utilizado, las actividades de inicio son: “Recibe Solicitud Cotización” y “Solicita Cotización”, mientras que las finales son “Buscar Cotización Paquete”, “Enviar Proforma para Pago Tarjeta Crédito”, “Comunicar Cliente información de reserva”, “No muestra interés ni solicita mayor información” y “Comunicar Cliente que no hay cotizaciones”.
Obtener el diagrama del modelo de proceso es una de las funcionalidades importantes que brinda DISCO. Para el caso de estudio de la reserva se paquetes turísticos se obtiene el modelo mostrado en la Figura 8. En ese modelo se pueden observar las actividades presentes en todos los casos del proceso de negocio, no solo al identificar la secuencia en que son ejecutadas, sino también al determinar cuáles son las de mayor ejecución, con cuáles se inicia el proceso y con cuáles se finaliza.
Con DISCO es posible también realizar la identificación de los recursos involucrados en el proceso y que están asociados a cada una de las actividades previamente identificadas. La lista de los recursos que participan en el proceso de reserva de paquetes turísticos se muestra en la Figura 9. Finalmente, es relevante mencionar que a pesar de que no fue utilizada en este ejemplo, DISCO ofrece la funcionalidad de poder ejecutar distintos filtros a la información contenida en el log de eventos, lo cual se convierte es una característica muy útil para un analista de procesos.
Paso 3. Realizar el descubrimiento del proceso con la herramienta ProM.
Luego de haber realizado el diagnóstico inicial explicado en el paso 2, se utilizó la exportación de datos ofrecida por DISCO. Esta función permite exportar el log de eventos en cuatro formatos distintos, entre ellos el formato MXML (compatible con ProM 5.2) y XES (compatible con ProM 6 y superiores).
Para este caso de estudio se decidió extender el análisis al considerar los siguientes puntos:
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Descubrimiento del proceso: se utilizan tres algoritmos de descubrimiento: el Heuristic Miner, el Genetic Miner y el Fuzzy Miner.
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Análisis organizacional: se aplican las métricas: Handover of work, Doing similar task, Working together y Subcontracting.
Descubrimiento con Heuristic Miner
Para realizar el descubrimiento a través del algoritmo Heuristic Miner, es necesario establecer los parámetros por utilizar. Para el caso de estudio, se utilizan los parámetros por defecto que presenta el algoritmo. Al ejecutar el algoritmo, este procesa el log de eventos y muestra el modelo de proceso descubierto. El modelo obtenido del proceso aparece en la Figura 10.
Descubrimiento con Genetic Miner
El segundo algoritmo de descubrimiento utilizado es el Genetic Miner, caracterizado por generar un modelo de proceso muy completo pero con la desventaja de que podría consumir muchos recursos computacionales al ejecutarse. Al igual que con la ejecución del Heuristic Miner, se utilizaron los parámetros por defecto del algoritmo. Sí es necesario mencionar que varios de los parámetros asociados con este algoritmo están relacionados con los algoritmos de genéticos de inteligencia artificial, como por ejemplo el que corresponde al tamaño de la población, el número de generaciones, el grado de elitismo y mutación, entre otros. Una vez configurados los parámetros (según el criterio experto), se obtiene el modelo del proceso visible en la Figura 11.
Descubrimiento con Fuzzy Miner
El tercer análisis de descubrimiento realizado se obtuvo a través del algoritmo Fuzzy Miner cuya principal funcionalidad está relacionada con la agrupación de las actividades y la generación de múltiples modelos de acuerdo con estas agrupaciones. De igual forma que en los dos casos anteriores, se utilizaron los parámetros por defecto para obtener el modelo de proceso descrito en la Figura 12. Se puede apreciar que se generan dos agrupaciones de actividades, lo cual es configurable en los parámetros, lo cual permite múltiples modelos del mismo proceso, según sea la necesidad.
Paso 4. Realizar el análisis organizacional del proceso con la herramienta ProM.
La perspectiva organizacional de minería de procesos se enfoca en analizar la información correspondiente a los recursos presentes en la ejecución del proceso (pueden ser sistemas, personas, unidades organizacionales o roles). Su principal objetivo es determinar la forma cómo interactúan entre ellos. En el caso de estudio realizado, se aplicaron cuatro métricas ofrecidos por esta perspectiva.
Métrica Handover of work
Con esta métrica se obtuvo la relación sobre quién delega trabajo a quién. En la Figura 13 se muestran las relaciones obtenidas del proceso de reserva de paquetes turísticos. Se observa que existe una alta interacción entre los clientes que solicitan paquetes a la jefatura de la agencia de viajes y esta, a su vez, delega trabajo en los respectivos operadores. Es posible identificar clientes que interactúan poco con la agencia, como es el caso de Juan y Ana, así como operadores a los que se les delega menos trabajo, como el caso de Luisa y Eduardo.
Métrica Doing similar tasks
Esta métrica descubre los equipos de personas que realizan tareas similares. En el proceso de reserva de paquetes turísticos se identifican tres roles participantes en el proceso, a saber: rol de operadores, rol de jefatura y rol de clientes. En la Figura 14 se muestran los tres roles identificados.
Métrica Working together
La métrica Working together permite identificar los equipos o turnos de trabajo presentes en un proceso. En el proceso de reserva de paquetes turísticos se identifican un gran grupo de trabajo, donde se aprecia la relación operador-cliente y cada asociación entre ellos que interactúa con la jefatura de la agencia. Este grupo se muestra en la Figura 15.
Métrica Subcontracting
Esta métrica identifica si se presenta el fenómeno de la subcontratación entre los recursos. Según los datos del log de eventos analizado, existe subcontratación entre cinco de los operadores y clientes. En tres de estas mismas relaciones no se presenta la subcontratación debido a que la información fue enviada al cliente pero este nunca respondió o no hubo ningún tipo de subcontratación con la jefatura de la agencia. La Figura 16 muestra el diagrama obtenido al aplicar esta métrica.
Una vez aplicados los pasos propuestos en este trabajo, es posible ver la utilidad que tendrían para los administradores de procesos de negocio. A partir de la extracción de los datos asociados a los procesos desde un sistema de información, se pueden encaminar distintos tipos de análisis, tanto los presentados anteriormente, así como la aplicación de otras técnicas disponibles para el análisis de procesos. Los resultados obtenidos serán aptos para revisar no solo el funcionamiento actual de los procesos, sino también el comportamiento de los recursos participantes y permitir de esa forma el establecimiento de estrategias de mejora sobre los procesos analizados.
7. Conclusiones
En este trabajo se aborda el tema de los procesos de negocio de cómo establecer formas de optimizar los procesos manejados en las organizaciones. La administración de procesos de negocios implementada de manera efectiva trae consigo beneficios relacionados con identificación de mejoras necesarias, a partir de formalizar los procesos existentes en la organización. Además, con una ejecución adecuada a nivel de la gestión de procesos, es posible mejorar la automatización de los flujos de trabajo, mejorar la productividad y poder incluso percibir un impacto positivo en la reducción de las actividades.
La minería de procesos se ha convertido en una disciplina que ofrece un conjunto de técnicas y herramientas para realizar un análisis más detallado de procesos, con base en la información almacenada en logs de eventos de los sistemas corporativos, por medio de sus tres tipos: el descubrimiento, la verificación de la conformidad y el mejoramiento. Esta disciplina permite analizar profundamente el comportamiento de los procesos de negocio en una organización, además de ofrecer una serie de algoritmos para evaluar los procesos, no solo desde el punto de vista de descubrir el modelo de un proceso, sino para analizar el desenvolvimiento de los recursos partícipes durante la ejecución, así como un análisis temporal y de desempeño.
En esta investigación se establecieron cuatro pasos principales que pueden servir de guía para una organización que desee incorporar el uso de la minería de procesos, para administrar sus procesos de negocio y generar oportunidades de mejora. La explicación de estos pasos se realizó a través de un caso de estudio ficticio, con el objetivo de mostrar la aplicación práctica de una buena administración de procesos de negocio, en complemento con la minería de procesos. En el caso de estudio se utilizó un proceso de negocio asociado con la reserva de paquetes turísticos, donde a partir de un log de eventos sintético, fue posible establecer el descubrimiento del proceso y el análisis desde la perspectiva organizacional. Para este estudio, se utilizaron las herramientas DISCO y ProM, aplicaciones que fueron explicadas en la sección III.
Las organizaciones en el nivel mundial se encuentran ante el desafío de aprovechar de una mejor manera la gran cantidad de información generada producto de la ejecución de sus procesos. La minería de procesos y una adecuada gestión de procesos de negocio pueden colaborar con las organizaciones para enfrentar ese reto e instaurar estrategias que impacten de manera positiva en la competitividad y la calidad de los procesos que se ofrecen.
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Fechas de Publicación
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Publicación en esta colección
July-Dec 2016
Histórico
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Recibido
13 Jul 2016 -
Acepto
21 Oct 2016